Cách gửi file scan dung lượng lớn trên máy photocopy không bị lỗi

 1. Khó khăn trong việc scan email 

Bạn đã bao giờ gặp phải tình huống gửi email chứa file scan bị lỗi hoặc không gửi được do dung lượng quá lớn? Điều này thường xảy ra khi chúng ta cần chia sẻ các tài liệu quan trọng như hợp đồng, báo cáo, hoặc bản vẽ kỹ thuật. Vấn đề này không chỉ gây mất thời gian mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. 

Giải pháp cho vấn đề này chính là tính năng Store & Send Link trên máy photocopy Fuji Xerox. Thay vì gửi toàn bộ file scan qua email, bạn chỉ cần tạo một liên kết (link) trỏ đến file đó, được lưu trữ trên một máy chủ. Liên kết này có thể dễ dàng chia sẻ qua email, tin nhắn hoặc các ứng dụng khác. 

2. Cách vận hành và tùy chỉnh tính năng 

• Quá trình hoạt động: 

• Sau khi quét tài liệu, máy photocopy sẽ tự động tạo một liên kết duy nhất cho file scan đó. 

• Bạn có thể gửi liên kết này qua email, tin nhắn hoặc chia sẻ trên các nền tảng khác. 

• Người nhận chỉ cần click vào liên kết để xem hoặc tải về file. 

• Khả năng tùy chỉnh của người quản trị: 

• Thời gian lưu trữ: Quyết định thời gian lưu trữ file scan trên máy chủ trước khi tự động xóa. 

• Dung lượng lưu trữ: Đặt giới hạn dung lượng tối đa cho thư mục lưu trữ file scan. 

• Quyền truy cập: 

• Giới hạn thời gian truy cập: Đặt ra thời hạn để link chỉ có hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định. 

• Thiết lập mật khẩu: Yêu cầu người dùng nhập mật khẩu để truy cập vào file scan. 

• Quyền tải về: Cho phép hoặc hạn chế người dùng tải file về máy tính cá nhân. 

• Quyền in: Quyết định xem người dùng có thể in file scan trực tiếp từ liên kết hay không. 

• Phân quyền người dùng: Tạo nhóm người dùng và cấp quyền truy cập khác nhau cho từng nhóm. 

3. Lợi ích và Tính ứng dụng của Store & Send Link 

• Lợi ích cho người dùng: 

• Tiết kiệm thời gian: Quá trình chia sẻ tài liệu diễn ra nhanh chóng và đơn giản. 

• Không giới hạn dung lượng: Gửi được các file scan có dung lượng lớn mà không lo bị lỗi. 

• Bảo mật: Có thể thiết lập mật khẩu và hạn chế quyền truy cập. 

• Tiện lợi: Truy cập file scan từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. 

• Lợi ích cho người quản trị: 

• Quản lý dễ dàng: Dễ dàng theo dõi và quản lý các file scan đã chia sẻ. 

• Bảo mật thông tin: Đảm bảo tính bảo mật cho các tài liệu quan trọng. 

• Tối ưu hóa không gian lưu trữ: Tự động xóa các file không còn cần thiết. 

• Ứng dụng tính năng Store & Send Link 

• Chia sẻ hợp đồng: Gửi hợp đồng đã ký cho khách hàng một cách nhanh chóng và an toàn. 

• Hợp tác dự án: Chia sẻ bản vẽ, báo cáo với các thành viên trong nhóm. 

• Lưu trữ hồ sơ khách hàng: Lưu trữ hồ sơ khách hàng một cách an toàn và dễ dàng truy cập. 

4. Tổng kết 

Tính năng Store & Send Link trên máy photocopy Fuji Xerox là một giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề về dung lượng email khi gửi file scan. Với khả năng tùy chỉnh cao và nhiều lợi ích vượt trội, tính năng này giúp đơn giản hóa quá trình chia sẻ tài liệu, tăng cường bảo mật và nâng cao hiệu quả làm việc. 

Lời khuyên: Để tận dụng tối đa tính năng này, hãy liên hệ với đội ngũ kỹ thuật của 195 Solution để được hướng dẫn chi tiết về cách cấu hình và sử dụng. 

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất! 

• Hotline: 0797621135  

• Email: admin@195solution.com 

• Website: 195solution.com