Hướng dẫn scan email trên máy photocopy Fuju Xerox

Không chỉ đa chức năng tiện lợi, dễ sử dụng với dân văn phòng, máy photocopy Fuji Xerox còn hỗ trợ scan và gửi tài liệu qua email một cách dễ dàng. Việc biết cách scan và gửi email trực tiếp từ máy giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức khi xử lý tài liệu. 195 Solution sẽ hướng dẫn chi tiết các bước scan email trên máy photocopy Fuji Xerox trong bài viết này

I. Lợi ích của việc scan email trên máy photocopy Fuji Xerox

Trong thời đại làm việc từ xa và số hóa tài liệu, tính năng này giúp các công ty linh hoạt hơn trong việc chia sẻ tài liệu, hỗ trợ làm việc từ xa và lưu trữ dữ liệu dễ dàng.

Việc sử dụng tính năng scan và gửi email trên máy photocopy Fuji Xerox mang lại nhiều lợi ích như:

• Tiết kiệm thời gian: Giảm bớt các bước trung gian khi không cần chuyển file từ máy photocopy sang máy tính.
• Tiện lợi và bảo mật: Tài liệu được gửi trực tiếp đến email mong muốn, hạn chế rủi ro thất lạc hoặc mất dữ liệu.
• Dễ dàng chia sẻ tài liệu: Giúp người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu cho đồng nghiệp, khách hàng mà không cần tải lên hay đính kèm qua các thiết bị khác.

II. Các bước scan và gửi email trên máy Fuji Xerox

  Bước 1: Đặt tài liệu vào máy

Đặt tài liệu lên khay kính hoặc khay nạp tài liệu tự động (Automatic Document Feeder - ADF).

Lưu ý: Đối với tài liệu nhiều trang, nên sử dụng ADF để máy tự động scan liên tục.

  Bước 2: Truy cập vào chế độ scan email

Trên bảng điều khiển, nhấn nút Services Home, chọn chức năng E-mail để truy cập tiếp

Chọn mục Address Book để lựa chọn các địa chỉ Email người nhận cần gửi tới.

Để lưu danh bạ, có thể thêm địa chỉ người nhận bằng mục Add New Address Book để sử dụng lại

Hoặc, nếu như chỉ muốn gửi nhanh, chọn mục New Recipient để thêm địa chỉ email nhận

  Bước 3: Thiết lập các thông số scan

Color Scanning: Lựa chọn màu của tài liệu

2 Sided Scanning: Chọn quét 1 hoặc 2 mặt của tài liệu gốc

Original Type: Chọn loại tài liệu

File Format: Định dạng loại tài liệu cho đầu ra

Có thể lựa chọn điều chỉnh nâng cao [Advanced Settings] để thiết lập

Hoặc để thêm các tính năng khác, chọn mục Layout Adjustment để thiết lập

Resolution: Chọn độ phân giải

Original Size: Kích thước của bản tài liệu gốc

Reduce/ Enlarge: Thu nhỏ/ Phóng to tài liệu ở đầu ra

2 Sided Scanning: Quét 1 hay 2 mặt của tài liệu gốc

Mixed Sized Original: Quét phối hợp nhiều kích thước

Original Orientation: Hướng quét hình ảnh

Book Scanning: Quét sách

Edge Erase: Xóa cạnh

Ngoài ra, người dùng cũng có thể thay đổi các thông tin gửi tới mail qua mục E - mail Option

Quality/ File Size: Chất lượng/kích thước tài liệu đầu ra

File Format: Định dạng loại tài liệu

Read Receipts: Yêu cầu người nhận gửi tin xác nhận tới người gửi

File Name: Đặt tên cho tập tin đính kèm

Reply To: Trả lời lại tới

  Bước 4: Bắt đầu scan và gửi email

• Kiểm tra lại các thông số và nhấn nút Start để bắt đầu quá trình scan.
• Máy sẽ thực hiện scan từng trang và tự động gửi file đính kèm qua email.

  Bước 5: Kiểm tra lại kết quả gửi email

• Sau khi hoàn tất, bạn có thể kiểm tra email người nhận để đảm bảo tài liệu đã được gửi thành công.

III. Kết luận

Với hướng dẫn chi tiết trên, việc scan và gửi email trực tiếp từ máy photocopy Fuji Xerox trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết. Hy vọng hướng dẫn này 195 Solution sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa công việc văn phòng một cách hiệu quả.